Upgraden van een hosting/Latus klant naar Snelsite

Let op: work in progress, document is nog niet afgerond!!

Als bestaande klanten overstappen naar Snelsite, is het belangrijk om zowel in WHMCS als in Plesk de juiste instellingen te gebruiken. Hieronder staat een stappenplan dat gebruikt kan worden voor klanten die al een hostingpakket bij ons hebben en overstappen naar Snelsite.

Allereerst de stappen voor het instellen van de facturering:

  1. Voor Snelsite producten/add-ons zijn alleen abonnementskosten ingesteld, daarom moeten alle eenmalige kosten voor de bouw van de website, meerwerk en modules als billable item toegevoegd worden, met daarbij de optie 'add to user's next invoice'. Op die manier krijgt de klant na het aanmaken van de order (in stap 2) een factuur waar zowel de eenmalige kosten als de abonnementskosten vermeld staan.
    1. XX maanden korting op de abonnementskosten voeg je toe door een negatief billable item toe te voegen
    2. Korting op setup/bouw/overig voeg je toe door een negatief billable item toe te voegen
    3. Andere abonnementskosten voor product/add-ons e.d. kunnen bij het toevoegen van een order ingesteld worden (zie stap 2)
    4. Kortingscodes (bijv ex = incl btw aanbieding) zijn alleen van toepassing op abonnementskosten (zie stap 2). Korting percentages op eenmalige posten moeten dan ook handmatig als negatief billable item toegevoegd worden.
  2. Als alle eenmalige kosten ingevoerd zijn als billable items kunnen de producten/modules/add-ons die een maandabonnement hebben toegevoegd worden. Dit doe je via 'Add new order' op het 'Summary' scherm.
    1. Kies eerst het product en daarna eventuele add-ons die daarbij horen (bijv. nieuwsbrief). De periodieke kosten verschijnen rechts in het scherm.
    2. Pas de billing cycle aan indien nodig (typisch kwartaal/halfjaar). Andere abonnementskosten voor het product stel je in via 'Price override'.
    3. Als er meerdere producten met abonnementskosten gefactureerd moeten worden (bijv. 2 websites) kun je met de knop 'Add another product' meer producten toevoegen.
    4. Kies indien van toepassing een kortingscode voor de abonnementskosten via 'Promotion code'. Controleer of dit het gewenste resultaat heeft.
  3. Controleer de ingevoerde orders/bedragen etc.; de volgende stap wordt de order aangemaakt en krijgt de klant een factuur toegestuurd.
  4. Klik op 'Submit order', vervolgens wordt er een order aangemaakt. Voordat je deze accepteert moeten de juiste server en wel/geen module create gekozen worden, lees daarom eerst de volgende stap.

Om ervoor te zorgen dat de technische koppeling (tussen WHMCS en Plesk) voor het Snelsite product goed ingesteld wordt, moeten de volgende stappen gezet worden. 

  1. In het 'Pending order' scherm moet de juiste server gekozen worden en eventueel 'Run module create' aangevinkt. Hieronder de verschillende mogelijkheden:
    1. Klant host mail voor het domein mail al op onze servers: Kies dezelfde server als waar de klant op dit moment zijn mailhosting heeft staan en laat 'Run module create' UIT staan.
    2. Klant host mail voor het domein nog niet op onze servers, maar gaat dit wel doen: kies bij voorkeur de server waar andere producten van de klant gehost worden, vink 'Run module create' aan. Denk eraan dat het MX record nog aangepast moet worden in de DNS.
    3. Klant host mail voor het domein elders en blijft dit doen: verander niets aan de server keuze, laat 'Run module create' UIT staan.
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
Overlap abonnementsperiodes besprekn
Plesk opruimen als webhosting weg mag
WHMCS opruimen bij overstap

Afwijkende gevallen in facturering bespreken, bijvoorbeeld als restant

  1. 'Auto Recalculate on Save' aanvinken, save changes -> abo facturering na 1e termijn zou nu moeten kloppen
  2. Evt. een creditnota aanvragen bij Bernard als er al te veel voor het oude product is betaald
  3. Change Package -> serviceplan in Plesk wordt aangepast. LET OP: pas doen als oude website weg mag! Als website op latus-web4 stond aan Mart/Vincent laten weten dat die weg mag.
  4. Controleer of limieten goed gaan (hoeveelheid mailboxen met name)
  5. (nog nagaan voor facturering na 1e termijn ??) Veranderen billing cycle??